Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website bezoekt, een formulier invult of een bestelling plaatst — en waarvoor, op welke grondslag en hoe lang. Wij verwerken niet méér dan wat hieronder staat.

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is de onderneming waarvan de gegevens onderaan deze pagina staan onder Bedrijfsgegevens — inclusief KvK-nummer, adres en het e-mailadres waarop u ons kunt bereiken. Vragen over deze verklaring of over uw gegevens gaan naar dat e-mailadres.

Wat wij verwerken als u iets bestelt

Bij een bestelling in de webshop verwerken wij:

• uw naam en e-mailadres — om de bestelling te bevestigen en met u te kunnen communiceren;
• uw telefoonnummer, als u dat invult (optioneel) — alleen als er iets is met de levering;
• uw bezorgadres (straat, huisnummer, postcode, plaats) — om te bezorgen. Kiest u voor afhalen, dan vragen wij geen adres;
• wat u besteld heeft: artikelen, maat, aantal en de betaalde bedragen;
• het bestelnummer en de betaalstatus, en het betalingskenmerk dat wij van onze betaaldienstverlener terugkrijgen.

Zodra de bestelling in behandeling is, groeit dat bestelrecord mee met wat er gebeurt. Er komen dan bij:

• de verzendgegevens — vervoerder, track & trace-code en de datum van verzending;
• annuleringen en retouren — welke artikelen, welke aantallen, wanneer gemeld, het retournummer en de reden die u eventueel zelf opgeeft;
• terugbetalingen — het bedrag, het kenmerk van de betaaldienstverlener en de status daarvan;
• de factuur en eventuele creditnota's — als een vastgelegde momentopname van wat erop gedrukt staat, zodat een factuur later niet stilletjes kan veranderen;
• een handelingenlogboek: wie van ons wanneer welke stap heeft gezet (bijvoorbeeld verzonden gemarkeerd of retour ingeboekt). Daarin staan geen betaalgegevens en geen vrije tekst over u;
• interne notities die wij bij een bestelling maken. Die zijn niet zichtbaar in uw portaal; u kunt ze wel opvragen, net als de rest van uw gegevens.

Grondslag: uitvoering van de koopovereenkomst; voor de factuurgegevens ook onze wettelijke administratieplicht.

Waar dit staat: bestellingen worden opgeslagen in onze eigen database op onze eigen server (een aparte database uitsluitend voor de webshop). Ze staan niet bij een externe webshopdienst en worden niet gebruikt voor profilering, advertenties of verkoop aan derden.

Betaalgegevens: het betalen zelf gebeurt bij Mollie B.V.. U voert uw iDEAL-, kaart- of Apple Pay-gegevens in de omgeving van Mollie in. Wij zien en bewaren die gegevens niet; wij ontvangen alleen of de betaling geslaagd is, met welke methode en onder welk kenmerk. Hetzelfde geldt voor een terugbetaling: die loopt via Mollie, terug naar het betaalmiddel waarmee u betaalde, zonder dat wij uw rekening- of kaartnummer zien.

Bewaartermijn: een bestelling met een factuur is onderdeel van onze boekhouding. Die bewaren wij ongeveer zeven jaar — de fiscale bewaarplicht in Nederland. Dat geldt voor het bestelrecord, de factuur, een eventuele creditnota en het handelingenlogboek dat erbij hoort. Gegevens die niet tot die administratie behoren, verwijderen wij eerder. [CONTROLEREN] — leg vast welke velden na de garantie- en retourtermijn worden opgeschoond.

Het klantportaal en de inloglinks

Op Mijn bestellingen kunt u uw eigen bestellingen, facturen en creditnota's bekijken. Daarvoor is geen account en geen wachtwoord nodig, en er is dus ook geen profiel dat wij van u bijhouden.

Er zijn twee manieren binnen:

• De link in uw bestelbevestiging. Die opent precies die ene bestelling. De link is ondertekend; wij bewaren er niets extra's voor.
• Een inloglink per e-mail. Vult u uw e-mailadres in, dan sturen wij u een eenmalige link waarmee u ál uw bestellingen ziet. Van die link bewaren wij niet de link zelf maar alleen een versleutelde afdruk ervan, samen met uw e-mailadres, het moment van aanmaken en het moment van vervallen. De link is 15 minuten geldig en werkt één keer; daarna wordt de regel opgeruimd. Zo kan iemand die onze database zou inzien er geen werkende inloglink uit halen.

Vraagt iemand een inloglink aan voor een adres dat wij niet kennen, dan krijgt die persoon exact hetzelfde scherm te zien als bij een adres dat wij wél kennen — en er gaat geen e-mail uit. Dat is met opzet: het scherm mag niet verklappen wie bij ons klant is. Om misbruik te beperken geldt er een maximum aantal aanvragen per e-mailadres en per IP-adres.

Na het inloggen krijgt uw browser een sessiecookie dat twee uur meegaat en niets bevat behalve uw e-mailadres in ondertekende vorm. Uitloggen wist het meteen. Dit cookie is strikt noodzakelijk voor de dienst die u zelf opvraagt.

Wat wij verwerken als u een formulier invult

De contact-, aanmeld- en aanvraagformulieren op deze site sturen ons:

• uw naam en e-mailadres;
• uw telefoonnummer, als u dat invult (optioneel);
• het onderwerp en uw bericht;
• bij een aanmelding of aanvraag: het evenement of de dienst waar het over gaat en het aantal personen, wanneer u dat invult.

Uw bericht wordt per e-mail bezorgd bij de mailbox die bij het gekozen onderwerp hoort; wij bewaren het in die mailbox en niet in een apart klantsysteem. Wij gebruiken uw adres alleen om te reageren — nooit voor nieuwsbrieven of reclame waar u niet om heeft gevraagd.

Grondslag: uw verzoek om contact (uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang).

Bewaartermijn: correspondentie bewaren wij zolang die nodig is om uw vraag af te handelen en daarna maximaal 24 maanden. [CONTROLEREN] — bevestig of stel deze termijn bij.

Spamfilter bij formulieren

Om misbruik van de formulieren tegen te gaan gebruiken wij Cloudflare Turnstile en een tijdelijke telling per IP-adres. Daarbij wordt uw IP-adres gecontroleerd; het wordt niet aan uw bericht gekoppeld en niet permanent opgeslagen. Turnstile plaatst geen advertentiecookies en volgt u niet over websites heen.

Cookies en opslag in uw browser

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen volgtechnologie van derden. Er is daarom geen cookiebanner: er valt niets te weigeren.

Wat er wél in uw browser staat:

• de winkelwagen — de artikelen die u heeft toegevoegd, opgeslagen in de lokale opslag van uw eigen browser (localStorage). Die informatie blijft op uw apparaat en wordt pas naar ons verstuurd op het moment dat u afrekent. U kunt de winkelwagen legen of uw browseropslag wissen;
• een sessiecookie van het klantportaal — alleen nadat u zelf op een inloglink heeft geklikt, twee uur geldig, en het bevat niets dan uw e-mailadres in ondertekende vorm. Uitloggen wist het;
• een inlogcookie in de beheeromgeving — alleen voor medewerkers die op /admin inloggen, strikt noodzakelijk voor die sessie.

Meten wij ooit bezoekcijfers, dan doen wij dat cookieloos en zonder persoonsgegevens; verandert daar iets aan, dan staat dat hier vóórdat het ingaat.

Met wie wij gegevens delen

Alleen met partijen die nodig zijn om te leveren wat u vraagt:

• Mollie B.V. — de betaling;
• de vervoerder — uw naam en bezorgadres, om te bezorgen;
• Microsoft (Microsoft 365) — de mailomgeving waarin onze bevestigings- en contactmails worden verstuurd en bewaard;
• onze hostingpartij — de server waarop de website en de database draaien.

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en u kunt bezwaar maken tegen verwerking. Stuur daarvoor een bericht naar het e-mailadres onderaan deze pagina; wij reageren binnen een maand.

Wat "verwijderen" wel en niet kan betekenen

Bij een betaalde bestelling kunnen wij niet alles wissen, en dat mag ook niet. De factuur, het bestelrecord waar die factuur op steunt, een eventuele creditnota en het bijbehorende handelingenlogboek zijn boekhouding: die moeten wij ongeveer zeven jaar bewaren. Een verzoek om verwijdering leidt daar dus niet toe zolang die termijn loopt. Dat is geen onwil maar een wettelijke verplichting die zwaarder weegt dan het verwijderingsrecht.

Wat wij wél doen op uw verzoek:

• corrigeren wat feitelijk onjuist is (bijvoorbeeld een verkeerd gespelde naam of een verouderd adres);
• verwijderen wat niet tot de administratie hoort — bijvoorbeeld interne notities bij een bestelling, uw correspondentie in onze mailbox, en openstaande inloglinks;
• beperken: wij gebruiken uw gegevens dan alleen nog om de bewaarplicht na te komen en voor niets anders;
• verwijderen na afloop: zodra de zeven jaar voorbij zijn verdwijnt de bestelling uit onze administratie.

Bij een bestelling die nooit betaald is, ligt het anders: daar hoort geen factuur bij, dus die kunnen wij op verzoek wel verwijderen.

Wij vertellen u bij een verzoek altijd concreet wat er is verwijderd en wat wij hebben moeten bewaren, met de reden erbij.

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

De site draait uitsluitend over een beveiligde verbinding (HTTPS). De database met bestellingen is niet vanaf het internet bereikbaar. Toegang tot de beheeromgeving vereist een wachtwoord én een tweede factor (authenticator-app).